- С чего начать?
- Что такое онлайн-касса. Ее преимущества
- Кто может обойтись без онлайн-кассы
- Какими бывают онлайн-кассы
- Сколько стоит онлайн-касса
- Что влияет на выбор онлайн-кассы
- Какую онлайн кассу выбрать в зависимости от способов расчета
- Что будет, если не зарегистрировать онлайн-кассу
- Что нужно сделать до регистрации кассы
- Как зарегистрировать кассу в ФНС и ОФД
- Купить или арендовать кассовый аппарат?
- Подведем итоги
Терзают смутные сомнения – нужна ли вам онлайн-касса, и зачем она? И если да, то как это сделать практически… и с чего начать? Давайте разбираться – как сделать все правильно, без штрафов и другого негатива в будущем. Понятная пошаговая инструкция ждет ниже.
Кто может обойтись без онлайн-кассы
Точно не вы. Отсрочки для ИП без сотрудников, торгующих товарами своего (ручного!) производства, закончились 1 июля 2021 года – читайте новости. В законе 54-ФЗ есть список постоянно действующих исключений, когда онлайн-касса не является обязательной, но интернет-магазинов в нем нет.
Вот несколько категорий ИП, которые могут не регистрировать онлайн-кассу по 54-ФЗ.
- Самозанятые ИП. Они формируют чеки в приложении «Мой налог» и могут работать без касс. Но переход ИП в статус самозанятого возможен только при заработке до 2.4 млн в год и не для всех типов работ. Например, перепродажа товаров сюда не входит.
- Некоторые виды деятельности. Такие, как ИП по продаже мороженого в киосках, ремонту обуви и т.п.
- ИП с налогообложением на патентной основе. Сюда относится, например, ремонт зданий.
- При полностью безналичном расчете. Если ваш интернет-магазин торгует только с организациями, которые проводят платежи по безналу.
- Расчеты с покупателями проводит другая компания. К примеру, если ваша торговля (без исключений!) осуществляется через отправку почтой наложенным платежом.
- В труднодоступной или отдаленной местности. Если вы оттуда, тогда и сами все знаете. Кстати, отсутствие доступа к интернету, если район официально не признан труднодоступным, не освобождает от необходимости иметь ККТ.
Поэтому… перечитайте Федеральный закон 54 Ф3 и устанавливайте онлайн-кассу.
Что такое онлайн-касса. Ее преимущества
В отличие от обычного кассового аппарата, который честно пробивает чеки и сохраняет данные о них в блоке памяти, онлайн-кассы вдобавок шифруют сведения о чеках и передают их ОФД (оператору фискальных данных). Фактически чеки сразу попадают в налоговую службу.
Чем онлайн-касса полезна ФН службе – объяснять не будем, тут все понятно 🙂
Чем она может быть полезна вам как ИП? Вопрос интересный.
- Меньше рутины и проблем с отчетностью, особенно с бумажной. Поскольку все ваши чеки и доходы уже известны ФНС, нет смысла бояться налоговых проверок. Конечно, если вы добросовестный индивидуальный предприниматель.
- Отсутствие ошибок в учете, точный контроль товарных остатков. Их можно отслеживать в онлайн-режиме, так как ведется автоматическая передача данных в соответствующий раздел учетной платформы.
- Сотрудников, кстати, тоже удобно контролировать. Недобросовестного менеджера при наличии онлайн-кассы «вычислить» гораздо проще.
Какими бывают онлайн-кассы
На сайте ФНС имеется специальный реестр контрольно-кассовой техники, которая соответствует требованиям закона, и именно их должны приобретать и устанавливать юридические лица. Там более 150 аппаратов, и перечень регулярно пополняется. Перед покупкой не поленитесь – скачайте этот список и проверьте выбранную модель, чтобы не тратить деньги зря. Не все, что производится, и что предлагает рынок, одобрено ФНС.
Есть несколько основных типов онлайн касс.
- Стационарные аппараты
Такую можно поставить, например, в офисе интернет-магазина. Они обладают большими возможностями и представляют собой моноблоки – по сути, это специализированный компьютер. Их можно интегрировать с 1С и другими программами, использовать при учете товаров и остатков, для оптимизации бизнес-процессов и контроля сотрудников. - Фискальные регистраторы
Устройства для печати бумажного чека и генерации электронного. Бывают мобильными и стационарными. Привязываются к смартфону, ноутбуку или планшету со специальным программным обеспечением. - Автономные кассы
Работают от аккумулятора, имеют встроенный модем. Возможности ограничены. Такие подойдут для небольшого продавца. - Смарт-терминалы нового поколения
Усовершенствованные версии предыдущих типов, бывают стационарными и мобильными. Могут поддерживать встроенный эквайринг, интегрироваться с товароучетными программами, иметь сканер штрих-кодов и т.п.
Сколько стоит онлайн-касса
Тут все зависит от производителя и функционала. Как правило, самые дешевые – автономные кассы и фискальные регистраторы. Правда, последние бесполезны без сопряженного оборудования – такого, как телефон, поэтому экономия тут условная. Мобильные портативные варианты обычно дешевле стационарных. Цены удобно смотреть через Яндекс Маркет, а на Авито можно найти и совсем дешево. Если не можете выбрать между несколькими моделями – смотрите отзывы или зайдите на специализированный форум.
Помимо стоимости самого железа, онлайн продавцу придется регулярно платить за услуги оператора фискальных данных, а также оплачивать тариф на бесперебойный доступ в интернет. Неплохо иметь основной и резервный каналы трафика под отправку чеков, поскольку вы не сможете работать без интернета.
Что влияет на выбор онлайн-кассы
Онлайн-кассу выбирают отнюдь не по цене, хотя расходы могут быть большими – от 10 тысяч рублей и выше. Ориентируйтесь на особенности бизнеса, чтобы не получилось так, что касса тормозит развитие и не отвечает вашим потребностям.
К примеру, для маленькой торговой точки достаточно снабдить кассира компактной автономной кассой, работающей от аккумулятора. Если у вашего интернет-магазина имеется своя курьерская доставка и/или пункт выдачи – потребуется другое оборудование, и ниже мы рассмотрим – какое. Пока обсудим еще три момента с учетом применения online кассы.
- Нужна ли вам автоматизация и интеграция, как вы планируете организовать ведение учета?
Если хотите только пробивать чеки при продаже продуктов, одежды или автозапчастей (шутка! товары могут быть любыми, кроме запрещенных для онлайн реализации), то дорогие автоматизированные смарт-устройства вам не требуются. Хватит и минимальных функций в простой модели. А если планируете интегрировать кассу с 1С или другой платформой автоматизации, то выбирайте соответствующую онлайн кассу. - Сколько будет клиентов и чеков за сутки?
Свободная касса лучше очереди, так как клиент не любит ждать. При выборе кассы обращайте внимание на скорость печати чека и его размер. Как много информации будет на чеке? Учтите, что узкие чеки печатаются дольше, чем широкие, поэтому лучше выбирать модели с настраиваемой шириной чека. - Программное обеспечение!
Тут принцип такой: программа для KKT должна быть совместима с остальным софтом торгового оборудования (весы, сканер штрихкодов и пр.), иначе вы просто не сможете печатать корректные чеки. Сразу продумайте, кто будет заниматься ремонтом и настройкой кассы.
Какую онлайн кассу выбрать в зависимости от способов расчета
Выше уже говорилось, что цена не может – точнее, не должна быть основным критерием выбора онлайн кассы. Важно другое – как вы планируете брать деньги за товар у покупателей, какие документы при этом предоставлять. Вам нужно выдать бумажный или электронный чек, возможно – БСО. Учитывайте, что методов расчета в интернет-магазине может быть несколько (курьер, точка выдачи, оплата через сайт). Рассмотрим самые популярные схемы внесения и приема платежей – как это выглядит на практике.
Оплата и доставка через свою курьерскую службу
Приобретайте недорого автономные онлайн-кассы по количеству курьеров. Выбирайте компактные варианты с простым интерфейсом и непрерывной работой от аккумулятора хотя бы в пределах 8-часовой смены – или столько, сколько длится рабочий день курьера. Желательно, чтобы аппараты поддерживали эквайринг – оплату банковской картой, смартфонами и пр.
Доставка и оплата через курьеров на аутсорсе
Тут есть нюанс! Посредник выдает покупателю чек, а с вами работает по безналичному расчету. Обязательно проверьте, чтобы в чеках указывались три дополнительных параметра. Чек от платежного агента должен, помимо стандартных пунктов, содержать размер вознаграждения (сумма покупки и плюс агентские), наименование операции (доставка и т.п.), а также контакты курьерской компании, то есть самого агента. Фиксируйте все суммы в отчетах. Если это единственный способ расчета с клиентами, то онлайн кассу можно не покупать.
Самовывоз через пункты выдачи с оплатой наличными
В каждом таком пункте нужна установка онлайн-кассы для печати бумажного чека. Каждая касса должна регистрироваться по своему адресу, который нужно будет внести в базу при регистрации ККМ. Создание такой схемы приема платежей – не самое финансово рациональное решение.
Облачная онлайн касса
Она может подключаться как виртуальная SaaS услуга, без покупки железа. Вместо кассового аппарата и фискального накопителя используется специальная программа в дата-центре поставщика услуги. Ее нужно интегрировать с интернет-магазином, системами оплаты и расчетным счетом, после чего можно выдавать электронные чеки. В налоговую они будут при этом пересылаться автоматически. Но вы не сможете проводить реальные расчеты, оплата будет возможна только через сайт. Никаких пунктов выдачи!
Единая касса для интернет-магазина и пункта выдачи
Самый распространенный и самый универсальный вариант. Приобретаете кассовый аппарат, интегрируете его с интернет-магазином и подключаете облачный модуль. Физически касса находится в пункте выдачи и может печатать бумажные чеки, при этом параллельно у вас есть подключение к облаку, возможность принимать оплату через сайт и выдавать электронные чеки.
Интегрированная с сайтом обычная онлайн-касса
Не самый удобный вариант. Устройство нужно интегрировать с сайтом, системой оплаты и расчетным счетом, и тут могут быть сложности. Не факт, что такая касса будет корректно работать на платформе, где создан ваш интернет-магазин. Решение имеет достаточно высокую стоимость и в целом себя не оправдывает. Подходит в основном для розничного (продуктового или другого) офлайн супермаркета с возможностью населению заказать товары онлайн.
Что будет, если не зарегистрировать онлайн-кассу
Вы просто не сможете нормально работать. Как только интернет-магазин примет первый заказ и начнет проводить продажи без онлайн кассы – конечно, если он обязан по закону ее иметь – то тут же «попадает» на штрафы. На первый раз вас оштрафуют в размере до половины от суммы расчета, причем минимальная сумма штрафа составляет 10 000 рублей. Если точная сумма выручки неизвестна – ее посчитают примерно… и совершенно не факт, что в вашу пользу. При следующем нарушении могут еще и приостановить деятельность ИП на срок до трех месяцев. Считайте, что у вас заберут ключ от интернет-магазина на продолжительный срок.
Если online касса есть, но применяется с нарушениями – к примеру, не зарегистрирована в ФНС, не перерегистрирована в срок, через нее проводят не все платежи (часть идет налево в розницу) и т.п., то нарушителя оштрафуют на сумму до 10 тысяч рублей.
Что нужно сделать до регистрации кассы
Рассмотрим коротко (но пошагово!) порядок действий при покупке онлайн кассы для интернет-магазина.
- Приобретаем новый или не очень кассовый аппарат. Выбираем модель строго из реестра на сайте ФНС.
- Заключаем договор с ОФД (оператором фискальных данных). Реестр лицензированных ОФД также есть на сайте ФНС.
- Проверяем наличие действующей квалифицированной электронной подписи (КЭП), она нужна для электронного документооборота. ИП могут получить ее бесплатно в ФНС. Учтите, что существует несколько видов ЭЦП (электронной цифровой подписи), но вам нужна именно квалифицированная.
Как зарегистрировать кассу в ФНС и ОФД
Сначала регистрируем кассу в ФНС, и это можно сделать через личный кабинет на их сайте. Указываете в заявлении модель и заводской номер кассы и фискального накопителя – они должны быть указаны в паспорте устройства или прямо на корпусе, обычно снизу. Сообщаете ее назначение и информацию об операторе фискальных данных. Указываете адрес нахождения онлайн-кассы и название бизнеса.
Учтите, что без КЭП подать заявление онлайн не получится, но для ИП она бесплатная. Если электронной подписи у вас нет, тогда придется идти в территориальное отделение налоговой и подавать комплект документов там. Скачивать и заполнять бланки установленного образца и т.п.
После регистрации кассы в ФНС необходимо оформить ее у фискального оператора, и это тоже можно сделать через личный кабинет. Выбираете вкладку ККТ и заполняете все поля. Можете присвоить кассе имя в графе «Внутреннее наименование ККТ». Обязательно следуйте инструкции и тщательно все перепроверяйте. Потом нажимайте на «Сохранить» и… готово!
Купить или арендовать кассовый аппарат?
Рассмотрим преимущества и недостатки обоих вариантов. Начнем с аренды.
- Плюсы
Минимальные начальные вложения. Техническое обслуживание и поддержка – не ваша забота. Если бизнес «не пошел» – просто возвращаете онлайн-кассу. - Минусы
Не можете передать кассу третьему лицу. Нужно внимательно читать договор, иначе можно нарваться на проблемы. При продолжительной аренде вы явно переплатите, поэтому если онлайн торговля хорошо пошла – приобретайте собственный аппарат.
А если сразу купить?
- Плюсы
Вы – собственник онлайн-кассы и можете делать с ней что угодно – к примеру, продать или передать другому лицу. Не нужно платить арендную плату. Нет дополнительных требований и условий для работы. - Минусы
Большие первоначальные вложения на приобретение, хотя со временем они окупятся. Техническое обслуживание и сервис лежит на вас. Если вы все-таки решите закрыть или продать бизнес, то оборудование придется реализовать.
Подведем итоги
Коротко резюмируем сведения по онлайн-кассе для интернет-магазина, который вы решили открыть как ИП с оплатой налогов по УСН.